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季度匯報(bào)這樣做！至少90分！
發(fā)布時(shí)間：2024-10-12 08:23
●來(lái)源 | 筆記俠（ID：Notesman）在職場(chǎng)中，懂得“向上匯報(bào)”極其重要。它決定了一個(gè)人的晉升速度。可是，很多人都不屑于學(xué)習(xí)，覺(jué)得會(huì)干才重要，認(rèn)為“匯報(bào)”這種事是投機(jī)取巧、溜須拍馬。那么，在職場(chǎng)當(dāng)中，會(huì)干真的不如會(huì)說(shuō)嗎？帶著這樣的問(wèn)題，筆記俠采訪(fǎng)了中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)教授黃漫宇。在采訪(fǎng)中，黃漫宇老師給出了這樣一個(gè)觀點(diǎn)：沒(méi)有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)喜歡不確定的下屬，若想不做職場(chǎng)老黃牛，必須要學(xué)會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)共舞，也就是你懂他，他也能懂你。以下為采訪(fǎng)整理內(nèi)容，希望對(duì)你有所幫助。01學(xué)會(huì)向上匯報(bào) 不做職場(chǎng)老牛1.被領(lǐng)導(dǎo)提拔的人，絕不只會(huì)溜須拍馬在一些職場(chǎng)老黃牛眼中，領(lǐng)導(dǎo)似乎喜歡提拔那些工作成績(jī)并不顯著，但會(huì)表達(dá)、會(huì)匯報(bào)的員工。
但從我的角度來(lái)看，他們有這樣的抱怨和吐槽，其實(shí)是對(duì)匯報(bào)和溝通表達(dá)有些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。
換位思考一下：如果你是領(lǐng)導(dǎo)，你會(huì)提拔什么樣的人？
一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)只看重兩樣?xùn)|西：第一，有沒(méi)有能力，能不能解決問(wèn)題？第二，是不是足夠忠誠(chéng)？能人足夠多，但又有能力又忠誠(chéng)的人卻是少數(shù)。作為領(lǐng)導(dǎo)，怎么知道哪些員工既有能力又忠誠(chéng)呢？憑任勞任怨的工作就能讓領(lǐng)導(dǎo)知道你有能力且忠誠(chéng)嗎？當(dāng)然不可能，你要在把工作干好的同時(shí)，還要經(jīng)常把工作進(jìn)展、工作改進(jìn)、復(fù)盤(pán)心得等向領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)進(jìn)行匯報(bào)，讓你的工作被領(lǐng)導(dǎo)看到。
因?yàn)槟闩c領(lǐng)導(dǎo)是有信息差的，他不可能只關(guān)注你一個(gè)人，如果不作匯報(bào)，你的一切努力他都看不見(jiàn)。因此，我們不能只做職場(chǎng)老黃牛，更不能自認(rèn)為是千里馬。先不說(shuō)你是不是千里馬還不知道，伯樂(lè)畢竟還是少數(shù)。
我經(jīng)常說(shuō)一句話(huà)：美麗不難，展現(xiàn)自己的美麗才難。善于匯報(bào)，善于表達(dá)，是職場(chǎng)綜合實(shí)力的一個(gè)部分。因此，我們要在態(tài)度上進(jìn)行一個(gè)轉(zhuǎn)變：善于溝通表達(dá)不是溜須拍馬，而是通過(guò)好的溝通和表達(dá)讓自己被看見(jiàn)。當(dāng)然，我們也要防止走向另一個(gè)極端——變成了職場(chǎng)滑頭，畢竟你的專(zhuān)業(yè)能力才是你為組織、為領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造價(jià)值的根本。因此，干得好是基礎(chǔ)，說(shuō)得好是加分。
2.心態(tài)要穩(wěn)，匯報(bào)要準(zhǔn)
我們還有一種錯(cuò)誤認(rèn)知，認(rèn)為內(nèi)向的人不太善于表達(dá)和溝通。實(shí)際上，善于溝通與口若懸河、滔滔不絕是兩個(gè)概念。
首先，善于溝通的人不一定需要說(shuō)很多話(huà)，但一定會(huì)傾聽(tīng)，通過(guò)傾聽(tīng)讓對(duì)方意識(shí)到對(duì)他的尊重、關(guān)心或重視，并通過(guò)非語(yǔ)言溝通的方式（如職場(chǎng)禮儀）恰到好處地表現(xiàn)，即使說(shuō)話(huà)不多，但能說(shuō)在關(guān)鍵點(diǎn)上。所以，性格內(nèi)向的人也可以成為一個(gè)善于溝通的人。
其次，人是一個(gè)復(fù)雜的動(dòng)物，把人劃分為簡(jiǎn)單的內(nèi)向和外向本身就是不合理的，很多時(shí)候我們都是介乎于內(nèi)向與外向之間的，而且往往具有兩面性。比如我們?cè)陬I(lǐng)導(dǎo)面前可能表現(xiàn)出小心翼翼、謹(jǐn)言慎行的內(nèi)向性格，而在熟人朋友面前又表現(xiàn)出大大咧咧、滔滔不絕的外向性格了。因此，我們不能刻意地給自己一個(gè)內(nèi)向或外向的標(biāo)簽。
因此建議那些在領(lǐng)導(dǎo)面前容易緊張的小伙伴，首先心態(tài)要穩(wěn)，其次要掌握一些結(jié)構(gòu)化思考、結(jié)構(gòu)化表達(dá)技巧。02 結(jié)構(gòu)化思考 職場(chǎng)底層技能結(jié)構(gòu)化表達(dá)，是基于麥肯錫公司所提出的“金字塔原理”（結(jié)構(gòu)化思考）。通過(guò)結(jié)構(gòu)化思考，能讓我們?cè)趨R報(bào)表達(dá)時(shí)更有邏輯，條理更清晰，使自己在迅速理解信息層次的同時(shí)，降低受眾的理解成本。
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，結(jié)構(gòu)化思考有四個(gè)基本原則：結(jié)論先行、邏輯推進(jìn)、分類(lèi)清楚、以上統(tǒng)下。
當(dāng)你在表達(dá)一件事情的時(shí)候，一定要先說(shuō)你的觀點(diǎn)，這個(gè)觀點(diǎn)叫做有中心思想的主題句。舉個(gè)例子，你是麥肯錫公司咨詢(xún)顧問(wèn)，接到某裝飾材料公司的一個(gè)任務(wù)，必須針對(duì)公司市場(chǎng)份額下降的現(xiàn)象找到原因并給出策。你工作了6個(gè)月，準(zhǔn)備了一份報(bào)告，與公司CEO約定了兩小時(shí)的會(huì)議作匯報(bào)。會(huì)議開(kāi)始前，CEO 突然接到一個(gè)緊急電話(huà)，必須到律師處約談一個(gè)緊急事情。在這種情況下，你只有下電梯的30秒時(shí)間來(lái)匯報(bào)，怎么辦？你需要做的是把最主要的結(jié)論，即金字塔塔尖的部分用1~2句話(huà)告訴CEO，按照“如何做+做了后會(huì)有什么好處”的結(jié)構(gòu)進(jìn)行結(jié)論的陳述。比如你可以說(shuō)：研究發(fā)現(xiàn)，如果公司的銷(xiāo)售人員由以前按照區(qū)域劃分改為按照產(chǎn)品劃分，可以讓公司6個(gè)月內(nèi)市場(chǎng)份額上升30%。邏輯推進(jìn)是指按照邏輯順序組織信息，通常用演繹法或歸納法。在金字塔結(jié)構(gòu)中，信息以橫向或縱向的結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)，其中在橫向結(jié)構(gòu)中，邏輯順序通常是演繹推理或歸納推理。第一種是三段論結(jié)構(gòu)，即由一個(gè)大前提和一個(gè)小前提推導(dǎo)出一個(gè)結(jié)論的論述結(jié)構(gòu)，
比如，任何一家符合此3項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)都值得收購(gòu)——甲公司符合這3項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)——因此甲公司值得收購(gòu)。比如，為了說(shuō)明公司必須優(yōu)化營(yíng)銷(xiāo)隊(duì)伍的管理，可以按照以下進(jìn)行匯報(bào)。不同于演繹推理強(qiáng)調(diào)邏輯推導(dǎo)關(guān)系，歸納推理是將上層的中心思想拆分為并列的多個(gè)論點(diǎn)或論據(jù)，如多個(gè)例子、多個(gè)原因或多種對(duì)策等。
其中，歸納推理的分類(lèi)結(jié)構(gòu)通常包括時(shí)間順序，如匯報(bào)工作時(shí)按照項(xiàng)目前、中、后的過(guò)程進(jìn)行匯報(bào)；結(jié)構(gòu)順序，如描述某個(gè)產(chǎn)品市場(chǎng)前景時(shí)按照華中、華東和華北市場(chǎng)的空間順序分別進(jìn)行說(shuō)明；
重要性順序，如知道財(cái)務(wù)經(jīng)理最關(guān)心盈利的情況，所以在說(shuō)明某個(gè)改革事項(xiàng)時(shí)把可能帶來(lái)的收人增長(zhǎng)和成本下降情況放到最前面。
分類(lèi)清楚的基本要求是按照MECE原則進(jìn)行。所謂MECE原則，就是滿(mǎn)足相互獨(dú)立(mutually exclusive)、完全窮盡(collectively exhaustive)兩個(gè)條件。這兩個(gè)條件可以幫助我們提高思考和表達(dá)的嚴(yán)謹(jǐn)性。相互獨(dú)立要求分類(lèi)是在同一標(biāo)準(zhǔn)(或維度)上，經(jīng)過(guò)分類(lèi)后的各部分之間明確區(qū)分，呈并列關(guān)系，不可重疊；完全窮盡意味著所有部分合起來(lái)是全面、周密且沒(méi)有遺漏的。
這個(gè)原則是針對(duì)整個(gè)金字塔結(jié)構(gòu)中的縱向關(guān)系，要求上面一層對(duì)下面一層的概括和總結(jié)，下面一層要支撐上面一層的觀點(diǎn)。上下對(duì)應(yīng)也是表達(dá)邏輯的體現(xiàn)，即事實(shí)和理由如果能上下對(duì)應(yīng)地支持觀點(diǎn)，則受眾更容易接納。
03 結(jié)構(gòu)化表達(dá) 要有框架思維首先，不同場(chǎng)景有不同的應(yīng)用框架、流程和框架，多掌握一些表達(dá)框架，在各種情景下就可以信手拈來(lái)、從容應(yīng)對(duì)。
比如，F(xiàn)ABE是Features(特性)、Advantages(優(yōu)點(diǎn))、Benefits(好處)、Evidence(證據(jù))的首字母組合，簡(jiǎn)稱(chēng)“特優(yōu)利陳述法”，它是一種銷(xiāo)售法則，適用于銷(xiāo)售領(lǐng)域的客戶(hù)提案。再比如，“黃金三點(diǎn)法”是臨時(shí)匯報(bào)或口頭匯報(bào)時(shí)非常實(shí)用的一種框架。其次，不同場(chǎng)景有不同的溝通對(duì)象，在具體溝通之前要對(duì)溝通對(duì)象進(jìn)行畫(huà)像。不僅要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有客戶(hù)思維，對(duì)待重要的溝通對(duì)象也要有客戶(hù)思維，他的偏好、他的知識(shí)面、他所關(guān)心的問(wèn)題都要有去了解，去把握，投其所好，也就是要具有同理心。舉一個(gè)例子，飯店的廚師無(wú)論技術(shù)多好，都要先了解客戶(hù)偏愛(ài)的口味，因?yàn)?strong>一個(gè)好廚師不是自己說(shuō)出來(lái)的，而是客人評(píng)價(jià)出來(lái)的。美國(guó)總統(tǒng)林肯非常善于演講，他曾經(jīng)介紹過(guò)他的心得：每次演講時(shí)，他會(huì)花2/3的時(shí)間去琢磨別人想聽(tīng)什么，只花1/3的時(shí)間去琢磨自己想說(shuō)什么。除了一對(duì)一的溝通場(chǎng)景，還有很多一對(duì)多的場(chǎng)景，比如會(huì)議匯報(bào)、客戶(hù)提案。這種情況下，就無(wú)法為每個(gè)人去畫(huà)像。這時(shí)，我們應(yīng)該怎么辦？通常情況下，我們先把受眾進(jìn)行分類(lèi)，找出主要受眾（話(huà)語(yǔ)權(quán)最強(qiáng)的那部分人）、次要受眾和信息守門(mén)人（信息傳遞者），再根據(jù)主要受眾的偏好進(jìn)行詳盡的了解和分析。如果在說(shuō)話(huà)時(shí)能面面俱到當(dāng)然最好不過(guò)，如果能力不夠就要抓住主要受眾。在To B業(yè)務(wù)中，做購(gòu)買(mǎi)決策的往往是領(lǐng)導(dǎo)，而使用者是一線(xiàn)的員工，這時(shí)就要兼顧二者的需求。
通常領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的是產(chǎn)品提升的效率，而一線(xiàn)員工關(guān)心的則是操作難度，那么你首先要強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品能提高效率，其次再?gòu)?qiáng)調(diào)產(chǎn)品操作簡(jiǎn)單。面對(duì)不同層級(jí)和不同風(fēng)格的領(lǐng)導(dǎo)，匯報(bào)的技巧也有所不同，但總的來(lái)說(shuō)要把功夫用在平時(shí)。
第一，向上管理是每個(gè)職場(chǎng)人都必須具備的能力或思維。通過(guò)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的了解，可以更好地處理和把控與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。第二，溝通中特別強(qiáng)調(diào)換位思考。在某種程度上，領(lǐng)導(dǎo)就是你的客戶(hù)，為了獲得客戶(hù)認(rèn)可，你在拜訪(fǎng)前會(huì)對(duì)客戶(hù)的所思所想盡可能地了解得更清楚。對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)同樣也要有客戶(hù)思維，你要盡可能地分析不同層級(jí)的上司：了解他的處境和追求，是期待進(jìn)一步的上升，還是不思進(jìn)取的平穩(wěn)；了解他的性格類(lèi)型；了解領(lǐng)導(dǎo)的溝通方式（是直接還是委婉，喜歡書(shū)面匯報(bào)還是口頭匯報(bào)）并投其所好；了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格（是雷厲風(fēng)行，還是按部就班），然后與其同頻。
第三，相信與領(lǐng)導(dǎo)是合作共贏、相互成就的關(guān)系。*********的利己就是利他，你要盡可能為領(lǐng)導(dǎo)和組織創(chuàng)造價(jià)值，為領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)價(jià)值，自然會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，最終還是利己的。
做好前三點(diǎn)，你自然知道領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心什么，最想知道什么，就可以用結(jié)構(gòu)化匯報(bào)的框架，并從最關(guān)鍵的地方說(shuō)起，通過(guò)結(jié)論先行、以上統(tǒng)下的方式，拿出事實(shí)、數(shù)據(jù)，讓領(lǐng)導(dǎo)一聽(tīng)就明白。
2.如何應(yīng)對(duì)匯報(bào)中的質(zhì)疑？
對(duì)于本身就有些恐懼匯報(bào)的職場(chǎng)伙伴，雖然可以在前期做一些準(zhǔn)備，但難免在匯報(bào)過(guò)程中被領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)疑或者領(lǐng)導(dǎo)提出一些超出自己想象的不同意見(jiàn)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的視角與下屬并不完全一樣，掌握的信息也有所不同。當(dāng)出現(xiàn)這種情況時(shí)，我的建議如下：第一，態(tài)度上要保持冷靜。無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)的質(zhì)疑多么直接或尖銳，從態(tài)度上要保持冷靜，避免情緒化，此外，一定要尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，不能產(chǎn)生直接的爭(zhēng)執(zhí)。職場(chǎng)中的升遷，都是與領(lǐng)導(dǎo)相互成就的結(jié)果。第二，進(jìn)行結(jié)構(gòu)化傾聽(tīng)。傾聽(tīng)的前提是控制情緒，否則無(wú)法真正應(yīng)用結(jié)構(gòu)化傾聽(tīng)的技巧。通過(guò)結(jié)構(gòu)化傾聽(tīng)去辨別領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)話(huà)中的事實(shí)、情緒和期許，再通過(guò)向領(lǐng)導(dǎo)提問(wèn)或反饋的方式確保自己充分理解了領(lǐng)導(dǎo)的意思。千萬(wàn)不要認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)與自己的意見(jiàn)不一致就感覺(jué)無(wú)藥可救了，事實(shí)上有可能你曲解了領(lǐng)導(dǎo)所表達(dá)的意思，你們的意見(jiàn)可能差別并不大，所以要正確理解領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)話(huà)的內(nèi)容。
第三，在保持了冷靜的情緒，做了仔細(xì)的傾聽(tīng)之后，要在意見(jiàn)分歧之中尋找一個(gè)共識(shí)。基于共同點(diǎn)再看分歧點(diǎn)的具體內(nèi)容，尋找一種合作的方法來(lái)解決它。第四，在明確領(lǐng)導(dǎo)與自己的意見(jiàn)確有分歧時(shí)，不要持續(xù)堅(jiān)持自己的想法，應(yīng)在明確領(lǐng)導(dǎo)真實(shí)意圖基礎(chǔ)上提出替代性的方案來(lái)獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。通過(guò)這種方式能體現(xiàn)自己的靈活性，展現(xiàn)自己解決問(wèn)題的能力，也更容易獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任。
第五，做好匯報(bào)的復(fù)盤(pán)。無(wú)論你的匯報(bào)是順暢，還是有分歧，一定要在匯報(bào)完成后進(jìn)行這樣的動(dòng)作。與領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)不一致的原因可能有很多：比如領(lǐng)導(dǎo)的視角不一樣，他站得更高，看得更遠(yuǎn)；或者領(lǐng)導(dǎo)獲得的信息更全面；或者領(lǐng)導(dǎo)的偏好不一樣，更重視各個(gè)部門(mén)之間的平衡。
通過(guò)復(fù)盤(pán)，我們就再一次進(jìn)行了向上管理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有了更多的了解和認(rèn)識(shí)，以后在匯報(bào)工作時(shí)，與領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生分歧或被領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)疑的概率就會(huì)越來(lái)越小。
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